Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens?

DC Catering (De Coster NV), Laarnebaan 95, 9070 Heusden, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de planningstool en medewerkersapp.

Vragen over privacy kun je sturen naar info@dc-catering.gent.

2. Voor wie zijn de diensten bedoeld?

DC Planning en de medewerkersapp zijn interne werkinstrumenten voor medewerkers, freelancers, externe partners en bevoegde planners van DC Catering. Ze zijn niet bedoeld voor kinderen.

2a. Namenformulier voor externe medewerkers

Via het namenformulier geeft een externe partner door wie bij DC Catering komt werken. DC Catering is verantwoordelijk voor de verwerking in dit formulier en in onze planning. De partner ontvangt hiervoor een weeklink.

Welke gegevens en waarvoor?

We ontvangen de naam en, als de partner die invult, het gsm-nummer van iedere medewerker. Een gsm-nummer is optioneel. We koppelen deze gegevens aan de betreffende dienst: partner, functie of taak, datum, uren en locatie. We registreren ook wanneer de gegevens zijn doorgegeven.

We gebruiken dit om te weten wie er komt werken, de bezetting te organiseren en de medewerker zo nodig praktisch te bereiken over die dienst, bijvoorbeeld bij een wijziging of aankomst. De verwerking steunt op ons gerechtvaardigd belang om de samenwerking en uitvoering van de diensten correct te organiseren. Deze formuliergegevens worden niet gebruikt voor reclame en worden niet verkocht.

Wie kan de gegevens bekijken?

Bevoegde planners en andere bevoegde medewerkers van DC Catering kunnen de gegevens bekijken voor hun werkzaamheden. De externe partner kan via de weeklink de namen en nummers bij de eigen uitvraag bekijken en aanvullen. Wie de weeklink bezit, kan dit formulier openen: deel de link daarom alleen met personen die deze uitvraag mogen beheren.

Voor de technische werking gebruiken we databank- en applicatiehosting, waaronder Supabase en Vercel. Meer informatie over dienstverleners en eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte staat in onderdeel 5.

Hoe zijn de gegevens beschermd?

Het formulier gebruikt een beveiligde verbinding. De toegang tot de interne planning is gekoppeld aan accounts en toegangsrechten; de weeklink geeft alleen toegang tot de bijbehorende uitvraag. Ingevulde namen en nummers zijn niet beschikbaar via een openbare medewerkerslijst. Geen digitaal systeem biedt een garantie van absolute veiligheid.

Bewaring en je rechten

Gsm-nummers uit dit formulier vervallen na de betreffende planningsweek: maandag om 00:00, Belgische tijd. Vanaf dat moment zijn ze niet meer zichtbaar in het formulier of de planning. Een automatische opruiming wist de nummers vervolgens uit de actieve databank; deze controle draait iedere minuut. Een latere wijziging aan de dienst verlengt de vastgelegde bewaartijd niet.

Namen en dienstgegevens blijven gekoppeld aan de planninghistoriek. Hoe lang bewaring daarvan nodig is, hangt af van de afhandeling van de samenwerking, eventuele vragen of geschillen over de dienst en toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Back-ups volgen de bewaartermijn van de hostingdienst en zijn niet toegankelijk via de planning of het formulier. De algemene regels voor bewaring en je rechten staan in onderdelen 6 en 7.

Wil je inzage, een correctie of verwijdering vragen, of bezwaar maken tegen dit gebruik? Mail naar info@dc-catering.gent en vermeld dat het om het externe namenformulier gaat. Vermeld de betreffende dienst zodat we de gegevens kunnen terugvinden.

Vul je als partner gegevens van anderen in? Geef alleen de benodigde gegevens door en informeer deze medewerkers over dit gebruik. Deel deze privacyverklaring met hen voordat je hun gegevens doorgeeft.

3. Welke gegevens verwerken we?

• identiteits- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en geboortedatum;
• werkgegevens, zoals functie, statuut, team, beschikbaarheid, planning, gewerkte uren en verlofaanvragen;
• documenten die nodig zijn voor tewerkstelling of inzetbaarheid, zoals identiteitskaart, rijbewijs, werkvergunning en eventueel bankgegevens;
• eventgegevens, briefings, bevestigingen, materiaalcontroles, opmerkingen, meldingen en eventueel toegevoegde foto's;
• technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, sessies, foutopsporing en pushmeldingen, zoals apparaat- en pushnotificatietokens.

We ontvangen deze gegevens van jou, van bevoegde planners of HR, en door het gebruik van de planningstool en medewerkersapp. Gegevens die noodzakelijk zijn voor je account, planning, inzetbaarheid of onze wettelijke verplichtingen moeten worden verstrekt. Zonder die gegevens kunnen bepaalde functies of diensten mogelijk niet worden gebruikt.

Vul geen medische of andere bijzonder gevoelige informatie in vrije tekstvelden in, tenzij dit noodzakelijk is en met HR werd afgestemd.

4. Waarom verwerken we deze gegevens?

• om medewerkers en partners correct in te plannen en te informeren;
• om events, transport, logistiek, keukenwerk en materiaalcontroles te organiseren;
• om verlof, beschikbaarheid, werkprestaties en personeelsadministratie te behandelen;
• om meldingen en relevante pushnotificaties te versturen;
• om accounts te beveiligen, fouten op te sporen en misbruik te voorkomen;
• om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen.

De verwerking steunt, afhankelijk van het doel, op de uitvoering van de arbeids- of samenwerkingsovereenkomst, wettelijke verplichtingen, het gerechtvaardigd belang van een veilige en efficiënte organisatie, of toestemming wanneer die vereist is.

5. Wie krijgt toegang?

Alleen bevoegde personen krijgen toegang volgens hun functie. Medewerkers zien in principe alleen informatie die nodig is voor hun eigen werk. Planners, HR en beheerders kunnen meer gegevens zien wanneer dit voor hun taak noodzakelijk is.

DC Catering verkoopt persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen worden verwerkt door zorgvuldig gekozen dienstverleners voor databankhosting, applicatiehosting, appdistributie, foutopsporing en pushmeldingen, waaronder Supabase, Vercel, Expo, Apple en Google. Zij verwerken gegevens uitsluitend voor de levering en beveiliging van deze diensten.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, gebruiken we passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

6. Bewaring en beveiliging

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor planning, personeelsadministratie, samenwerking, bewijsvoering en wettelijke bewaartermijnen. Wanneer een account of samenwerking eindigt, worden gegevens verwijderd of beperkt zodra ze niet langer nodig zijn.

We gebruiken toegangsrechten, beveiligde verbindingen, authenticatie en technische controles om persoonsgegevens te beschermen. Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

7. Je rechten en verwijdering

Je kunt vragen om inzage, correctie, beperking, overdracht of verwijdering van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop steunt.

Stuur je verzoek naar info@dc-catering.gent. Wil je je account en bijbehorende gegevens laten verwijderen, gebruik dan als onderwerp “Verwijdering DC Catering-appaccount” en vermeld het e-mailadres van je account. We controleren je identiteit voordat we het verzoek uitvoeren. We verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer dat mogelijk is; wettelijke bewaarplichten kunnen vereisen dat bepaalde informatie langer bewaard blijft.

We gebruiken je persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treft.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de app, de werking of de wettelijke vereisten veranderen. De actuele versie en datum blijven op deze pagina beschikbaar.